Comment faire une procuration quand on ne peut pas se déplacer en Belgique ?

Il arrive parfois que l’on soit dans l’impossibilité de se déplacer pour effectuer une démarche importante : signer un acte, voter ou encore récupérer un document officiel. Heureusement, dans cette situation, il est possible de recourir à une procuration. Elle permet à une personne de confier à une autre le pouvoir d’agir en son nom. En Belgique, les règles diffèrent selon la nature de la procuration. Alors, comment faire une procuration quand on ne peut pas se déplacer ? Voici toutes les étapes et précautions à connaître pour établir ce document, même à distance.

Les bases à connaître avant de faire une procuration

C omment faire une procuration quand on ne peut pas se déplacer ? Avant d’entrer dans les détails de cette démarche administrative, commençons par la base.

Qu’est-ce qu’une procuration ?

Une procuration est un document qui permet à une personne (le mandant) d’autoriser une autre personne (le mandataire) à agir en son nom pour accomplir une tâche spécifique. Concrètement, cela peut être utile pour :

• Voter à votre place lors d’une élection ;
• Signer un acte notarié (vente immobilière, donation, etc.) ;
• Ou encore effectuer une démarche administrative, comme retirer un document en mairie.

Selon le cas, ce document peut être :

• Une procuration sous seing privé, c’est-à-dire qu’il s’agit d’une lettre que vous rédigez vous-même ;
• Ou une procuration authentique, à savoir : un acte officiel établi par un notaire.

Quand une procuration est-elle nécessaire ?

Voici quelques situations courantes dans lesquelles une procuration peut s’avérer indispensable :

• Vous êtes hospitalisé.e ou immobilisé.e à domicile et devez signer un acte important ;
• Vous êtes en déplacement à l’étranger pendant une élection et souhaitez voter à distance ;
• Vous ne pouvez pas retirer un document administratif personnellement.

Bon à savoir : En Belgique, il est possible de signer une procuration notariée à distance grâce à la vidéoconférence.

Faire une procuration en Belgique quand on ne peut pas se déplacer, étape par étape

Si vous ne pouvez pas vous déplacer, pas de panique ! Voici les étapes pour établir une procuration, qu’elle soit simple ou authentique.

Étape 1 : Déterminez le type de procuration

La première chose à faire est de choisir le type de procuration adapté à votre besoin. 

La procuration simple

Elle est adaptée pour tout acte non officiel. Vous devrez alors : 

1. Rédiger une lettre mentionnant les éléments suivants :

• Vos nom, prénom et adresse ;
• Les coordonnées du mandataire (la personne qui agit pour vous) ;
• L’objet précis de la procuration (ex. : voter, signer un document) ;
• Et la durée de validité.

2. Signer le document.

La procuration authentique

Il s’agit du type de procuration le plus sécurisé, préconisé (voire obligatoire) pour la plupart des actes. Vous devrez : 

1. Prendre contact avec un notaire.
2. Fournir les informations nécessaires (objet de la procuration, identité du mandataire).

Étape 2 : Préparez les documents nécessaires

Pour établir une procuration, vous devrez fournir :

• Une copie de votre pièce d’identité (recto verso) ;
• Les coordonnées complètes du mandataire ;
• Si besoin, un formulaire de procuration (souvent disponible sur le site de votre commune).

Bon à savoir : Dans certains cas, comme une procuration pour voter, il est nécessaire de justifier votre absence par un certificat médical, une preuve de déplacement professionnel, etc.

Étape 3 : Faire une procuration notariée à distance

Si vous optez pour une procuration authentique et que vous ne pouvez pas vous déplacer, les notaires belges proposent désormais une alternative numérique : la signature à distance. Voici comment cela fonctionne en pratique :

1. Le notaire vous envoie un lien pour accéder à une plateforme sécurisée (téléservice) ;
2. Vous participez à une vidéoconférence pour vérifier votre identité et confirmer l’acte ;
3. Vous signez l’acte électroniquement avec votre carte d’identité électronique (eID).

Bon à savoir : Depuis 2022, ces procurations notariées sont entièrement gratuites dans certains cas (par exemple, pour des actes obligatoires comme la vente d’un bien immobilier).

Quels sont les points à surveiller pour une procuration ?

Une procuration est un document simple à établir, et c’est aussi pour cette raison que vous devez faire preuve de prudence. 

La validité de la procuration

Pour être valable, une procuration doit être claire et contenir obligatoirement ces informations :

• Les pouvoirs exacts confiés au mandataire ;
• La durée de validité (par exemple, « jusqu’au 30 juin 2025 ») ;
• Votre signature et, dans certains cas, celle du mandataire.

Notre conseil : N’hésitez pas à demander à la commune ou au notaire un modèle de procuration pour ne rien oublier !

Les risques juridiques à éviter

Si une procuration simple est facile à rédiger, elle peut aussi être contestée ou mal interprétée. Pour éviter tout problème, voici quelques conseils :

• Pour des actes complexes (vente, donation), privilégiez toujours une procuration authentique ;
• Assurez-vous que la personne désignée comme mandataire est de confiance ;
• Gardez une copie de la procuration pour vos archives.

Bon à savoir : En cas de doute, consultez un notaire. Il est le seul professionnel habilité à garantir la sécurité juridique de l’acte.

Est-ce possible de faire une procuration en ligne gratuitement ?

La réponse est oui, mais cela dépend du type d’acte à signer.

Pour une procuration simple, vous pouvez rédiger une lettre, la signer électroniquement avec votre eID, et l’envoyer par e-mail à la personne ou à l’administration concernée.

La procuration authentique, bien qu’elle soit rédigée par un notaire, est désormais gratuite dans certains cas (comme mentionné plus haut).

Bon à savoir : Vérifiez toujours les règles spécifiques auprès de votre commune ou de l’organisme concerné. Certaines démarches nécessitent encore des originaux signés physiquement.

Pour résumer, que ce soit pour signer un acte notarié, voter ou effectuer une démarche administrative, la procuration est une solution efficace lorsque vous ne pouvez pas vous déplacer. À l’ère du numérique, ces démarches sont plus simples et accessibles que jamais.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire une procuration en ligne, qu’elle soit simple ou authentique. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un professionnel ou les services de votre commune pour vous accompagner.