Hoe stel je een volmacht op als je je niet kunt verplaatsen in België?

Soms kun je je niet verplaatsen om een belangrijke taak uit te voeren: een akte ondertekenen, stemmen of een officieel document ophalen. Gelukkig kun je in zo’n situatie gebruik maken van een volmacht. Daarmee geef je iemand anders de macht om in jouw naam te handelen. In België verschillen de regels naargelang het type volmacht. Hoe stel je dus een volmacht op als je je niet kunt verplaatsen? Hier lees je alle stappen om dat document ook vanop afstand op te stellen.

Wat is een volmacht?

Een volmacht is een document waarmee jij (de volmachtgever) iemand anders (de gevolmachtigde) toestemming geeft om in jouw naam een bepaalde taak uit te voeren. Dat kan handig zijn om:

• In jouw plaats te stemmen tijdens een verkiezing;
• Een notariële akte te ondertekenen (bijv. verkoop van een woning, schenking, enz.);
• Of een administratieve handeling te doen, zoals een document ophalen op het gemeentehuis.

Er zijn twee types:

• Een onderhandse volmacht: een brief die je zelf opstelt;
• Of een authentieke volmacht: een officieel document opgesteld door een notaris.

Wanneer heb je het nodig?

Enkele veelvoorkomende situaties waarbij dit document noodzakelijk is:

• Je ligt in het ziekenhuis of bent aan huis gebonden en moet toch een belangrijke akte ondertekenen;
• Je bent in het buitenland tijdens verkiezingen en wil toch stemmen;
• Je kunt een administratief document niet persoonlijk gaan afhalen.

Goed om te weten: In België kun je een notariële volmacht op afstand ondertekenen via videoconferentie.

Hoe stel je een volmacht op in België als je je niet kunt verplaatsen? Stap voor stap

Geen zorgen als je niet op pad kunt: je kunt dit document alsnog regelen, of ze nu onderhands is of authentiek.

Stap 1: Kies het juiste type

Bepaal eerst welk type past bij jouw situatie.

De onderhandse volmacht

Deze gebruik je voor niet-officiële handelingen. Je moet:

• Een brief schrijven met volgende info:
  • Je naam, voornaam en adres;
  • De gegevens van de gevolmachtigde (degene die voor jou handelt);
  • Het precieze doel (bijv. stemmen, een document ondertekenen);
  • En de geldigheidsduur.
• Het document ondertekenen.

De authentieke volmacht

Dit is de meest veilige (en soms verplichte) vorm, vooral voor belangrijke akten. Je moet:

• Contact opnemen met een notaris;
• De nodige informatie bezorgen (waarvoor het dient, wie de gevolmachtigde is).

Stap 2: Verzamel de nodige documenten

Je hebt doorgaans nodig:

• Een kopie van je identiteitskaart (voor- en achterkant);
• De volledige gegevens van je gevolmachtigde;
• Mogelijk een standaardformulier (vaak te vinden op de website van je gemeente).

Tip: Voor bijvoorbeeld het stemmen moet je jouw afwezigheid bewijzen, met een doktersattest of bewijs van professionele reis.

Stap 3: Authentieke volmacht op afstand regelen

Als je kiest voor een notariële volmacht en je kunt je niet verplaatsen, is er een digitale oplossing:

• De notaris stuurt je een link naar een beveiligde online dienst;
• Je neemt deel aan een videoconferentie om je identiteit te bevestigen en de akte goed te keuren;
• Je ondertekent elektronisch met je eID.

Goed om te weten: Sinds 2022 zijn notariële volmachten in bepaalde gevallen volledig gratis, bijvoorbeeld bij verplichte akten zoals de verkoop van vastgoed.

Waar moet je op letten?

Een volmacht opstellen is niet moeilijk, maar net daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig te werk gaat.

Geldigheid

Een volmacht is pas geldig als ze duidelijk is en minstens volgende elementen bevat:

• De exacte bevoegdheden van de gevolmachtigde;
• De geldigheidsduur (bijv. “tot 30 juni 2025”);
• Jouw handtekening, en soms ook die van de gevolmachtigde.

Onze tip: Vraag gerust aan je gemeente of notaris om een model van volmacht.

Juridische risico’s vermijden

Een onderhandse volmacht is handig, maar kan fout geïnterpreteerd worden of aangevochten worden. Enkele tips:

• Gebruik voor belangrijke handelingen (verkoop, schenking…) altijd een notariële volmacht;
• Kies een gevolmachtigde die je volledig vertrouwt;
• Bewaar altijd een kopie.

Goed om te weten: Twijfel je? Vraag advies aan een notaris. Die is de enige professional die de juridische veiligheid van het document kan garanderen.

Kun je gratis online een volmacht maken?

Ja, maar het hangt af van het soort akte.

• Voor een onderhandse volmacht kun je zelf een brief opstellen, die elektronisch ondertekenen met je eID, en per mail versturen naar de betrokkene of de bevoegde dienst.
• Een notariële volmacht is wél via een notaris, maar soms gratis, zoals hierboven vermeld.

Tip: Check altijd de specifieke regels bij je gemeente of de betrokken instantie. Voor sommige procedures zijn originele handtekeningen nog verplicht.

Conclusie

Of het nu gaat om een notariële akte, stemmen of een administratieve taak: een volmacht is een efficiënte oplossing als je je niet kunt verplaatsen. Dankzij de digitale mogelijkheden zijn deze procedures nu eenvoudiger en toegankelijker dan ooit.