Établir un état des lieux : la base de tout bon contrat de location

Pas d’état des lieux, pas de pendaison de crémaillère… et certainement pas de contrat de location. Sans ce document crucial (et obligatoire), votre contrat avec le propriétaire est caduc. Outre son cadre légal, l’état des lieux est tout simplement un outil très utile pour conserver une bonne relation entre le locataire et le propriétaire, au début comme en clôture de bail.

Quel est le but d’un état des lieux ?

Un état des lieux est un document que le locataire et le propriétaire établissent en étroite consultation et signent également ensemble. Il fournit un aperçu détaillé de l’état dans lequel un appartement ou une maison est au début – et souvent aussi en fin – du bail.

Le but de ce document est d’identifier les dommages ou défauts survenus pendant la période de location. Sur cette base, le propriétaire du bien peut, par exemple, décider de réclamer (une partie de) la garantie locative pour couvrir les frais nécessaires à leur réparation, à condition que le juge de paix donne son feu vert. Dans ce type de situation, l’état des lieux peut faire office de preuve.

Avec ou sans frais ? Cela dépend…

Vous pouvez faire réaliser un état des lieux soit en consultation mutuelle soit par un professionnel. Dans ce cas, le locataire et le propriétaire délèguent cette tâche à une partie neutre qui établit et exécute l’état des lieux selon les règles de l’art. Il peut s’agir d’un agent immobilier, mais également d’un notaire, d’un géomètre ou d’un architecte. L’atout majeur de cette méthode : zéro oubli et 100% de clarté pour toutes les parties impliquées.

L’assistance pour cette expertise est payante. En principe, le locataire et le propriétaire partagent chacun la moitié des coûts impliqués. Plus le bien loué dispose de pièces et plus la surface est grande, plus ce coût augmente. Exemple : un état des lieux classique peut coûter 300 euros et jusqu’à 700 euros dans le cas de grandes habitations.

Si vous décidez de rédiger l’état des lieux par vous-même avec le propriétaire, c’est évidemment gratuit. Dans ce cas, veillez à être particulièrement attentif et en concertation pleine pour éviter toute discussion par la suite.

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Il est préférable d’enregistrer l’état des lieux uniquement au cours du premier mois de location, après avoir pleinement vécu dans votre logement.

Quels détails doivent être inclus ?

Vous déterminez en consultation mutuelle avec le propriétaire où se situe la limite des détails des différents espaces. Plus votre état des lieux sera détaillé, moins il y aura de place pour le doute. Cela requiert donc forcément de passer plus de temps à observer chaque pièce du bien.

Veillez donc de disposer de suffisamment de temps pour préparer ce document en détail. Idéalement, effectuez l’état des lieux une fois le bien entièrement vide. Plus le logement est vidé, mieux c’est.

N’oubliez pas de prendre suffisamment de photos des différentes pièces et de zoomer sur les dommages ou les défauts.

Exemples des parties à mentionner dans un état des lieux :

• Murs, sols (plinthes) et plafonds
• Fenêtres (ferrures, appuis de fenêtre…) et portes (cadres de portes, rivets…)
• Rideaux, volets…
• Meubles (armoires de cuisine, placards de rangement, autres meubles fixes…)
• Chauffage (radiateurs, tuyaux…) et l’électricité (appareils électroménagers, prises, compteurs d’énergie…)
• Garage et/ou places de parking
• Jardin/balcon/terrasse
• Clés, boîte aux lettres

L’état des lieux des parties communes d’un appartement n’est pas nécessaire. En cas de travaux de rénovation, inutile de demander un nouvel état des lieux. Généralement, une pièce jointe au document existant est suffisante.

Quelle est la date limite de soumission ?

Il est obligatoire d’enregistrer l’état des lieux avec votre contrat de location et ce au plus tard à la fin du premier mois de location. Si votre contrat de location dure moins de 12 mois, vous devez enregistrer l’état des lieux dans les 15 jours suivant votre premier jour en tant que locataire.

Il est préférable d’enregistrer l’état des lieux uniquement en fin du premier mois de location, après avoir découvert en détail votre logement. Cela vous permet d’ajouter les dommages ou défauts remarqués pendant cette période dans le document final enregistré.

Fin du contrat de location : nouvel état des lieux ?

Pour être sûr de laisser votre bien locatif en bon état sur la base de l’état des lieux d’entrée, le propriétaire peut proposer de réaliser un état des lieux de sortie.

Ce document n’est pas obligatoire, mais si le propriétaire insiste – par exemple en cas de nouveaux dommages – il peut envoyer une lettre recommandée ou même demander l’aide du juge de paix. Par exemple, il peut toujours effectuer l’état des lieux (ou le faire réaliser) et ainsi tenter de récupérer (une partie de) la garantie locative – ou si nécessaire même une compensation supplémentaire. L’état des lieux de sortie doit être réalisé au plus tard à la remise des clés. Et pour ce document aussi, les coûts sont à la charge des deux parties.