5 astuces pour convaincre votre locataire de renouveler son contrat de bail

La période où votre contrat de bail arrive à échéance avec votre locataire est souvent un moment charnière. Va-t-il renouveler son contrat ou m’annoncera-t-il qu’il s’en va ? Auquel cas il vous faut trouver rapidement un autre locataire, sans quoi s’en suivront des pertes financières conséquentes. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, voici 5 astuces pour le renouvellement du contrat de bail de votre locataire.

Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’un « renouvellement de contrat de bail » ?

Il existe 2 types de contrat : le contrat de 9 ans et le contrat d’une durée de 3 ans maximum. Le renouvellement de contrat de courte durée n’est possible que deux fois maximum. Si le locataire continue à habiter le logement sans résiliation du contrat, il est par conséquent orienté naturellement vers un contrat de bail de 9 ans comportant les mêmes conditions que le contrat de bail initial.

Cependant, en respectant un préavis de 3 mois, le locataire a le droit de résilier son contrat la quatrième année sans payer d’indemnités. Le renouvellement d’un contrat de 9 ans est également possible. Si aucune des 2 parties ne met fin au bail avant le délai des 3 mois de préavis, le contrat de bail sera automatiquement renouvelé pour une durée de 3 ans aux même conditions que le contrat de bail initial.

1. Informer les locataires des règles dans le contrat de bail et du règlement à l’avance

En tant que propriétaire, vous devez tenir le locataire informé de ce que vous attendez de lui pour éviter de futures situations de confusions et de conflits, il est de votre devoir de fournir au locataire des documents clairs et de lui expliquer toutes les règles et procédures à l’avance.

Lorsque le locataire comprend le règlement avant d’emménager, la procédure de location sera plus simple. Vous pouvez, par exemple, préciser et détailler toutes les tâches liées à l’entretien qui incombent aux locataires pour éviter tout malentendu dans le futur.

Comme la question concernant l’entretien du chauffage: qui du locataire ou du propriétaire est tenu responsable de l’entretien de la chaudière ? En bon père de famille, c’est au locataire d’entretenir l’installation du chauffage. Ainsi, il n’y aura pas de désaccord à ce sujet dans le futur et ces mesures permettent d’entretenir de bonnes relations avec votre locataire.

Dans le meilleur cas, vous devrez intégrer toutes les règles dans un contrat de bail complet et détaillé. Tout élément supplémentaire doit être signalé et être signé par le locataire.

Assurez-vous d’avoir pris en compte les situations que vous avez rencontrées dans le passé ou que vous pourrez rencontrer à l’avenir. Par exemple, si vous avez déjà eu des plaintes concernant le bruit alors, vous devrez intégrer une politique sur des « heures de calme » :

• Heures calmes : De 22h00 à 08h00.
• Qu’est ce qui est considéré comme un bruit excessif.
• Qu’arrivera-t-il au locataire après la première infraction, la deuxième et ainsi de suite.
• La procédure que les locataires doivent suivre lorsqu’ils ont une plainte à formuler au sujet d’un autre locataire. Devraient-ils s’adresser à l’autre locataire, vous contacter immédiatement ou appeler la police ?

Vous pouvez également indiquer ces quelques éléments :

• Les heures auxquelles vous pouvez être contacté.
• Plan et procédure d’urgence.
• N° de téléphone d’urgence : Police, pompiers…
• Calendrier de collecte des déchets.
• N° de téléphone des compagnies locales de gaz, d’électricité…

2. Traiter rapidement les plaintes

Que ça soit pour un voisin trop bruyant ou pour une fuite d’eau, résoudre rapidement les plaintes permet de maintenir une bonne relation avec votre locataire.

Si vous avez toujours répondu rapidement et efficacement aux plaintes de votre locataire auparavant, votre locataire sera certainement d’autant plus indulgent et compréhensif en cas de réel problème pour lequel vous pourriez être tenu responsable. Il serait préférable que certaines situations soient réglées rapidement pendant que d’autres peuvent attendre quelques jours.

En effet, les plaintes dites “urgentes” devraient être prises en compte dans le courant de la semaine. Par exemple, une serrure cassée devrait être réparée immédiatement car elle présente un risque de sécurité. L’idéal serait de préciser comment (par e-mail ou par téléphone) et quand (quels jours et à quelles heures) les locataires peuvent vous contacter en cas de non-urgence. Sans oublier de déterminer ce qu’est une situation d’urgence et de non-urgence.

Cela vous aidera à empêcher vos locataires d’abuser de leurs privilèges et de vous ennuyer en dehors des heures de travail avec des problèmes mineurs.

3. Offrir des avantages à votre locataire

Les petites attentions peuvent faire la différence.

En offrant des chocolats pendant les fêtes ou des ampoules électriques lors de l’emménagement, le locataire prendra en compte ces petits gestes et cela orientera son futur choix. C’est ce qu’on appelle le principe de réciprocité, concept souvent utilisé lors des planifications stratégiques des marques ou entreprises afin de fidéliser le client. En effet, ce n’est pas anodin si vous recevez des échantillons en magasin ou des bonbons au restaurant, le but étant d’espérer quelque chose en retour du client. Sur la base du principe de réciprocité, la personne qui reçoit est encouragée à donner à son tour. Par conséquent, les petites attentions accordées à votre locataire joueront en votre faveur lorsque ce dernier pensera au renouvellement de son contrat de bail.

4. Suivre le rythme et l’entretien de la propriété

En plus d’assurer la confortabilité du logement, les gros travaux devant garantir la santé et la sécurité du locataire reviennent au propriétaire. Ainsi, si les grands travaux sont bien effectués, le locataire se sentira mieux dans son logement. Si un locataire est satisfait, voire content de son logement, il aura tendance à rester plus longtemps.

Par ailleurs, vous devrez également effectuer un entretien préventif pour maintenir le bon état de votre propriété. De ce fait, cela vous aidera à éviter la frustration d’un locataire à devoir face à des équipements qui ne fonctionnent pas ou qui se cassent.

Les différents travaux en charge du bailleur sont :

• La ventilation et le chauffage
• La résistance des balcons, des escaliers et des rampes
• L’électricité et le gaz
• L’herméticité des portes, toits et fenêtres
• Les travaux et réparations des parties communes du bâtiment
• Performance énergétique du bâtiment
• Les réparations locatives mineures liées à l’ancienneté de l’immeuble

Un autre élément primordial est l’aspect esthétique de votre logement. Vous pouvez, par exemple, installer des plantes dans le hall d’entrée, remplacer la boîte aux lettres par une autre plus moderne, etc. Le but est d’ajouter quelques éléments décoratifs afin que le locataire se sente comme chez lui.

5. Offrir un délai pour le paiement du loyer

Le 1er février, vous devez percevoir le loyer. Malheureusement, votre locataire n’est pas en mesure de vous payer avant le 5 février. Dès lors, exceptionnellement, vous pourriez lui accorder un délai. Cette relation de confiance que vous bâtissez devrait encourager votre locataire à rester plus longtemps dans votre logement.

Pour se prémunir contre le risque des loyers impayés et des dégâts locatifs, de nombreux propriétaires choisissent de souscrire à une assurance qui les couvre contre ces risques.

En conclusion

Le renouvellement du contrat de bail avec votre locataire est bénéfique à plusieurs points de vue : pas de perte de vide locatif, pas de perte de temps pour trouver un nouveau locataire, connaissance de votre locataire et relation de confiance.

Les 5 points repris dans cet article vous aideront à maintenir une bonne relation avec votre locataire qui devrait, à terme, mener vers une prolongation de son contrat.