Plaatsbeschrijving opmaken: de basis van elk goed huurcontract

No plaatsbeschrijving, no party… en al zeker no huurcontract. Zonder dit cruciale (en verplichte) document heeft je contract met de verhuurder namelijk geen enkel bestaansrecht. Los daarvan is de plaatsbeschrijving gewoon een heel dankbaar hulpmiddel om de relatie tussen huurder en verhuurder zo optimaal mogelijk te houden, zowel bij de start als bij het einde van het huurcontract.

Waarvoor dient een plaatsbeschrijving?

Een plaatsbeschrijving is een document dat huurder en verhuurder in nauw overleg met elkaar opstellen en ook samen ondertekenen. Het biedt een gedetailleerd overzicht van de staat waarin een appartement of huis zich bevindt bij aanvang – en vaak ook bij afloop – van het huurcontract.

Het doel van dit document is om eventuele schadegevallen of defecten in kaart te brengen die tijdens de huurperiode zijn voorgevallen. Op basis hiervan kan de verhuurder van het pand bijvoorbeeld beslissen om (een deel van) de huurwaarborg terug te eisen om de nodige kosten te dekken, mits groen licht van de vrederechter. Mocht het zover komen, kan de plaatsbeschrijving zelfs ingezet worden als bewijsmateriaal.

Gratis of niet? Hangt ervan af

Een plaatsbeschrijving kan je zowel in onderling overleg als door een professional laten uitvoeren. In dat laatste geval kunnen huurder en verhuurder altijd terugvallen op een neutrale partij die de plaatsbeschrijving volgens de regels van de kunst opstelt en uitvoert. Dit kan een vastgoedmakelaar, maar ook een notaris, landmeter of architect zijn. Het grote voordeel hiervan: geen losse eindjes én 100% duidelijkheid voor alle betrokkenen.

Voor die deskundige hulp betaal je wel. In principe delen huurder en verhuurder elk de helft van de kosten die bij de beschrijving komen kijken. Hoe meer ruimtes de huurwoning heeft en hoe groter de oppervlakte, hoe hoger die kost oploopt. Zo kan een plaatsbeschrijving 300 euro, maar evenzeer ook 700 euro kosten in het geval van grotere woningen.

Beslis je om zelf op ronde te gaan te gaan met de verhuurder, dan ben je natuurlijk kosteloos gesteld. In dat geval is het natuurlijk belangrijk om héél volledig te werk te gaan om eventuele discussies achteraf te vermijden.

Lees ook: De huurovereenkomst: wat moet je zeker weten?

Best registreer je de plaatsbeschrijving pas in de loop van de eerste huurmaand, nadat je jouw woning al wat beter hebt leren kennen.

Welke details moet je opnemen?

Hoever je in de beschrijving van de verschillende ruimtes gaat, bepaal je in onderling overleg met de verhuurder. Hoe meer details, hoe minder grijze zones. Hiertegenover staat natuurlijk dat je meer tijd dient te besteden aan het overlopen van elke ruimte in huis.

Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt om dit document in alle detail op te stellen. Idealiter voer je de plaatsbeschrijving uit wanneer de woning volledig leeggemaakt is door de vorige bewoners. Hoe leger de woning, hoe beter.

Vergeet niet om voldoende foto’s te maken van de verschillende ruimtes en leg eventuele beschadigingen of gebreken in close-up vast.

Voorbeelden van zaken die in een plaatsbeschrijving vermeld kunnen staan:

• Muren, vloeren (plinten) en plafonds
• Ramen (beslag, vensterbanken…) en deuren (deurlijsten, klinken…)
• Gordijnen, rolluiken…
• Meubilair (keukenkasten, bergingkasten, ander vast meubilair…)
• Verwarming (radiatoren, leidingen…) en elektriciteit (toestellen, stopcontacten, energiemeters…)
• Garage en/of parkeerplaatsen
• Tuin/balkon/terras
• Sleutels, brievenbus

Een voorbeeld van hoe zo’n plaatsbeschrijving er in de praktijk uitziet? Neem een kijkje naar een standaardmodel van de Brusselse Huisvestingdienst (NL / FR).

Een plaatsbeschrijving voor gemeenschappelijke ruimtes in een appartement is niet nodig. Ook na eventuele verbouwingswerken hoef je geen nieuwe beschrijving aan te vragen. Meestal volstaat een toevoeging aan het bestaande document.

Wat is de deadline van indienen?

Het is verplicht om de plaatsbeschrijving te registreren samen met je huurcontract en dit ten laatste op het einde van de eerste huurmaand. Loopt je huurcontract minder dan 12 maanden, dan dien je de beschrijving binnen de 15 dagen na je eerste dag als huurder te registreren.

Best registreer je de plaatsbeschrijving pas in de loop van de eerste huurmaand, nadat je jouw woning al wat beter hebt leren kennen. Zo kan je eventuele later opgemerkte beschadigingen of defecten alsnog (laten) opnemen in de nog in te dienen plaatsbeschrijving.

Einde huurcontract: nieuwe plaatsbeschrijving?

Om zeker te zijn dat je jouw huurwoning in dezelfde goede staat achterlaat als bij de oorspronkelijke plaatsbeschrijving, kan de verhuurder voorstellen om een zogenaamde plaatsbeschrijving bij uittrede te laten uitvoeren.

Dit is niet verplicht, maar als hij hierop staat – bijvoorbeeld in het geval van nieuwe beschadigingen – kan de verhuurder een aangetekende brief versturen of zelfs de hulp van de vrederechter inroepen. Zo kan hij de plaatsbeschrijving alsnog (laten) uitvoeren en zo (een stuk) van de huurwaarborg – of indien nodig zelfs extra compensatie – terug proberen te vorderen.

Zo’n uittredende plaatsbeschrijving moet ten laatste plaatsvinden bij het definitieve indienen van de woningsleutels.  Ook hier worden de kosten door beide partijen gedragen.