Wat doet een syndicus en hoe maak je de juiste keuze?

Elk gebouw met minstens twee aparte woningen van twee verschillende eigenaars is wettelijk gezien een appartement. In principe betekent dit dat je verplicht een syndicus dient aan te stellen. Een wat? Wij brengen graag voor eens en voor altijd duidelijkheid: wat doet een syndicus en waarom is de juiste man of vrouw kiezen allesbehalve een eenvoudige beslissing?  

Hoe meer zielen, hoe meer vreugd onenigheid

Een appartementsgebouw is een mix van persoonlijkheden, vaak een mengelmoes van huurders en eigenaars, en vooral een verzameling van uiteenlopende belangen en ideeën.

Daarbinnen draagt iedere bewoner zijn eigen steentje bij aan de kosten voor de gemeenschappelijke delen. Denk aan de trappenhal, de lift, de gang of – als die er is – de gemeenschappelijke tuin.

Wat een syndicus doet, is de huisregels mee bewaken en zorgen voor een zo goed mogelijk beheer van deze zogenaamde mede-eigendom. Om dat beheer in de best mogelijke banen te leiden, krijgt de syndicus een stevig pakket van verantwoordelijkheden.

De boekhouder-jurist

Dienen er (renovatie)werken te gebeuren, dan is het aan de syndicus om de nodige offertes op te vragen en voor te leggen aan de appartementsbewoners. Hij zorgt ervoor dat iedere bewoner zijn afgesproken financiële bijdrage levert om deze werken te bekostigen en weet perfect wat er in het gezamenlijke potje zit. Nadien handelt hij ook netjes de facturatie af.

Komt het ergens tot een juridisch geschil, bijvoorbeeld met een aannemer? Dan is het de taak van je syndicus om de belangen van alle mede-eigenaars zo goed mogelijk te verdedigen.

De voorzitter

Eén keer per jaar komt de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) samen tijdens een Algemene Vergadering. Dit zijn de bewoners die een appartement in hun bezit hebben en hierdoor ook over een stukje van de gemeenschappelijke delen beschikken. Zijn er belangrijke beslissingen of veranderingen op til, dan worden deze samen besproken en komt het nadien tot een stemming.

De syndicus licht iedereen volgens de wettelijke regels in, zit de algemene vergadering voor, zorgt voor de nodige informatie tijdens de meeting en voor een samenvatting achteraf. Tot slot voert de syndicus de genomen beslissingen van de vergadering uit.

De conciërge

Of toch alleszins voor een stukje. Zelf hoeft een syndicus zich niet bezig te houden met het herstellen van kapotte leidingen of piepende deuren. Hij moet wel informeren naar aannemers, offertes opvragen en deze voorleggen aan de mede-eigenaars, zodat de herstellingen zoals afgesproken gebeuren.

Zijn er belangrijke beslissingen of veranderingen op til binnen de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME), dan worden deze samen besproken en komt het nadien tot een stemming.

Wie kan in de rol van syndicus kruipen?

Als Vereniging van Mede-Eigenaars kan je samen een medebewoner of een externe, professional aanstellen als syndicus. In principe moet hij of zij de verantwoordelijkheden minstens een jaar en maximum drie jaar opnemen. Een verlenging is mogelijk via een nieuwe stemming, net als een ontslag.

Een professional aanduiden, heeft als voordeel dat hij of zij al veel ervaring en expertise heeft opgebouwd. Gebouwen beheren en onderhandelen zijn namelijk part of the job. Een mogelijk nadeel is dat een externe syndicus zich minder betrokken toont, daar waar iemand van binnen het gebouw beter op de hoogte kan zijn van wat er speelt.

Wat dan weer in de kaart speelt van een externe syndicus is dat deze niet emotioneel betrokken is bij de Vereniging van Mede-Eigenaars en de zaken nuchter en vanop een afstand kan bekijken. Een externe syndicus wordt dus in principe minder snel onder druk gezet.

Hoe dan ook, zorg dat je bij het aanstellen precies weet wat de syndicus doet in ruil voor de maandelijkse vergoeding die hij of zij zal verdienen. Net als bij een aannemer of bouwbedrijf doe je er goed aan om verschillende offertes op te vragen, te vergelijken en om referenties op te vragen. Hoe meer details je te weten komt, hoe beter je de definitieve beslissing kunt motiveren.

Net omdat er zoveel verschillende levens samenkomen in een appartement, hangt de dagelijkse gang van zaken op aan een duidelijk wettelijk kader: de appartementswet.

En wat als het écht niet goed is?

Is het duidelijk dat je niet de geschikte syndicus in huis hebt gehaald en dat deze ook duidelijk fouten heeft gemaakt, met eventueel zware financiële gevolgen van dien? Iedere syndicus moet verplicht een aansprakelijkheidsverzekering aangaan. Als mede-eigenaar ben je dus financieel ingedekt in geval van duidelijk aantoonbare fouten vanwege de syndicus.

Alles tot in de puntjes vastgelegd

Samengevat: de Vereniging van Mede-Eigenaars beslist, de syndicus bereidt voor, voert uit en volgt op. Welke meerderheid heb je tijdens een Algemene Vergadering nodig om een dakrenovatie gestemd te krijgen? Hoeveel mensen moeten minstens aanwezig zijn op deze vergadering? Wat staat er exact op dat takenlijstje van de syndicus? Alle specifieke regeltjes en bepalingen hierrond liggen vast in de Appartementswet, die gepubliceerd staat in het Belgisch Staatsblad.