5 tips om je huurder te overtuigen zijn huurcontract te verlengen

De periode waarin het huurcontract afloopt, is vaak een keerpunt voor huisbazen. Zou de huurder zijn huurcontract verlengen of aangeven dat hij vertrekt? In het laatste geval moet je snel een nieuwe huurder vinden omdat je anders wel eens veel geld kan verliezen.

Om deze situatie te voorkomen en je huurder aan te moedigen om zijn huurcontract te verlengen, neem je best volgende vijf tips in overweging.

Wat is een “contractverlenging”?

Er zijn twee soorten huurcontracten: een huurcontract van negen jaar en een huurcontract van korte duur van drie jaar. Je kan een huurcontract van korte duur maximaal twee keer verlengen. 

Huurders die in een woning blijven wonen zonder het contract op te zeggen, gaan automatisch een huurcontract van negen jaar aan. De voorwaarden blijven steeds dezelfde als deze omschreven in het eerste huurcontract. De huurder heeft het recht om het contract ook in het vierde jaar op te zeggen, zonder enige vergoeding te betalen, mits er een opzegtermijn van drie maanden wordt gerespecteerd.

Het is ook steeds mogelijk om een huurcontract van lange duur te verlengen. Enkel indien geen van beide partijen de huurovereenkomst vóór de opzegtermijn van drie maanden beëindigt. De huurovereenkomst wordt dan automatisch verlengd voor een periode van drie jaar onder dezelfde voorwaarden als de oorspronkelijke huurovereenkomst.

1.   Breng je huurders vooraf op de hoogte van het huisreglement

Als verhuurder moet je de huurder op de hoogte houden van wat je van hem of haar verwacht inzake zijn gedrag en verantwoordelijkheden. Om in de toekomst verwarring en conflicten te voorkomen, kan je best alle regels en procedures duidelijk documenteren. Op die manier kan je ze van tevoren uitleggen. Wanneer de huurder de regels begrijpt voordat hij verhuist, zal het huurproces eenvoudiger verlopen.

Je kan onder andere alle onderhoudstaken, die de huurder zelf moeten uitvoeren, specificeren en detailleren om misverstanden in de toekomst te voorkomen. Het onderhoud van de verwarmingsinstallatie bijvoorbeeld: wie is verantwoordelijk voor het onderhouden van de boiler? De huurder of verhuurder? Als goede huisvader is het de verantwoordelijkheid van de huurder om de verwarming te onderhouden. Op deze manier kan hier in de toekomst geen onenigheid over bestaan. Deze maatregelen dragen bij aan het behoud van een goede relatie met je huurder. 

In het beste geval zou je alle huisregels opnemen in een volledige en gedetailleerde huurovereenkomst. Eventuele aanvullende elementen moeten aan de huurder worden meegedeeld en door hem worden ondertekend.

Houd rekening met situaties die je in het verleden bent tegengekomen en met situaties die je in de toekomst kunt verwachten. Als je bijvoorbeeld ooit klachten hebt gehad over geluidsoverlast, dan kan je stille uren opnemen in het contract:

• Stille uren: 22.00 uur tot 08.00 uur
• Wat wordt beschouwd als geluidsoverlast
• Wat er na de eerste overtreding gebeurt, wat na de tweede overtreding, enzovoort
• Wat huurders moeten doen als ze een klacht hebben over een andere huurder. Moeten ze de lawaaierige huurder erop aanspreken, onmiddellijk contact opnemen met de verhuurder of de politie bellen?

Je kan uiteraard nog een paar andere punten toevoegen:

• Tussen welke uren kunnen huurders contact met je opnemen
• Noodplan en -procedure
• Noodnummers: politie, brandweer, …
• Ophaaldagen van het afval
• Telefoonnummers van gas- en elektriciteitsbedrijven, …

2. Klachten snel afhandelen

Of je huurder nu klaagt over luidruchtige buren of over een waterlek, je kan je relatie met je huurder onderhouden door klachten snel op te lossen. Als je in het verleden altijd snel en effectief op de klachten van je huurder hebt gereageerd, kan je meer vergevingsgezindheid verwachten wanneer het echt nodig is. Mocht je als verhuurder ooit verantwoordelijk zijn voor een groter probleem kan dit een voordeel zijn.

Sommige zaken handel je beter snel af, andere kunnen een paar dagen wachten. In feite moeten “dringende” klachten binnen maximaal een week worden afgehandeld. Een gebroken slot, bijvoorbeeld, houdt een veiligheidsrisico in en moet onmiddellijk worden hersteld.

Idealiter geef je aan hoe (via e-mail of telefoon) en wanneer (op welke dagen en tijdstippen) huurders contact kunnen opnemen voor minder dringende klachten. Vergeet niet te bepalen wat wel en wat niet dringend is. Zo voorkom je dat huurders je tijdens je werkuren lastigvallen met kleine problemen of op andere manieren misbruik maken van hun privileges. 

3. Klein gebaar, groot verschil 

Geef huurders paaseieren tijdens de paasvakantie of zorg voor toiletpapier en gloeilampen bij hun verhuis. De huurder zal dit onthouden en deze kleine gebaren zullen zijn keuzes in de toekomst sturen. Dit wordt het principe van wederkerigheid genoemd. Merken en bedrijven gebruiken dit principe als deel van hun strategisch plan om klanten aan zich te binden. Het is niet voor niets dat winkels proevertjes uitdelen en restaurants een snoepje bij de rekening leggen. Ze verwachten iets terug van de klant!

Volgens het principe van wederkerigheid is het zo dat iemand die iets ontvangt sneller geneigd zal zijn om als wederdienst iets terug te geven. Met kleine gebaren bouw je aan een vriendschappelijke relatie met je huurder. Het zal in je voordeel spelen als hij of zij overweegt om het huurcontract te verlengen.

4. Zorg voor een goed onderhouden woning

Naast het creëren van een comfortabele woning is de eigenaar eveneens verantwoordelijk voor alle grote werken die de gezondheid en veiligheid van de huurder garanderen. Als die werken goed worden uitgevoerd, zal de huurder zich meer thuis voelen. Een tevreden huurder, die gelukkig is in zijn woning, zal de neiging hebben om langer te blijven. Daarnaast moet de eigenaar preventief onderhoud uitvoeren om de woning in goede staat te houden. Zo voorkom je de frustratie van een geërgerde huurder, wanneer die te maken heeft met defecte toestellen.

Verhuurders zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van:

• Ventilatie en verwarming
• De structurele integriteit van balkons, trappen en leuningen
• Elektriciteit en gas
• Luchtdichtheid van deuren, daken en ramen
• Werken en reparaties aan de gemeenschappelijke delen van het gebouw
• Energieprestatie van het gebouw
• Kleine reparaties in verband met slijtage van het gebouw

Een ander essentieel element is de uitstraling van de huurwoning. Je kan bijvoorbeeld planten plaatsen in de inkomhal, je kan de oude brievenbus vervangen met een modernere, enz. Het doel is om de huurder, door middel van een paar decoratieve elementen, zich thuis te laten voelen.

5. Laat je huurder op termijn betalen

Normaal gezien haal je elke eerste dag van de maand de huur op. Maar wat als je huurder niet direct die dag de huur kan betalen? Uitzonderlijk kan je de huurder dan betalingsuitstel geven. Dit moedigt een vertrouwensrelatie tussen jullie beiden aan, waardoor je huurder langer in de woning zal blijven wonen. Toch kiezen veel verhuurders voor een verzekering die hen tegen de risico’s van onbetaalde huur en huurschade dekt.

Tot slot

Er zijn zoveel voordelen aan het overtuigen van je huurder om zijn huurcontract te verlengen. Je verspilt geen tijd met het vinden van een nieuwe huurder, je zit niet met een leeg pand, je kent je huurder al en verspilt geen tijd met het opbouwen van een nieuwe vertrouwensrelatie. Onderhoud een goede relatie met je huurder door de vijf tips in dit artikel op te volgen. Ze verhogen de kans op een contractvernieuwing.